Comunicação Contextualizada

Você já teve a sensação de comunicar uma mensagem a alguém e depois de um tempo descobrir que aquela pessoa não entendeu o que você estava querendo dizer?

Para ajudar a evitar esse tipo de situação que, aliás, é uma das principais fontes de improdutividade, nós podemos fazer melhor uso de algumas ferramentas. Para o exemplo acima, uma ferramenta importante é a contextualização.

O que é Comunicação Contextualizada?

A contextualização é um dos elementos fundamentais para uma boa comunicação, já que é responsável por conferir sentido ao que está sendo dito. O ato de contextualizar pode ser entendido como uma forma de transmissão de conhecimento e informação, permitindo ao ouvinte adquirir a visão holística da situação.

Para pensar…

“Toda comunicação necessita de contexto”, pois “nada tem sentido a não ser que seja contextualizado” (Gregory Bateson).

Para o Líder

Por onde começar?

Quando o líder esclarece o porquê de determinado trabalho ser demandado e porque para aquela pessoa, além de explicar claramente os detalhes referentes à demanda, faz com que o colaborador saia do papel de espectador e se torne o protagonista, assumindo a capacidade de decisão e de resolução de possíveis problemas e contratempos.

Além de se sentirem mais motivados, os funcionários se engajam mais quando sentem que não são
apenas demandados, mas que são envolvidos no processo e passam a entender o contexto (propósito, importância e significado) dos afazeres que lhes são confiados.

Como fazer

Explicar o contexto ao invés de simplesmente dizer “faça isso”, abre caminho para discussões produtivas que podem resultar no surgimento de novas ideias ou eventuais dúvidas, além de fortalecer o comprometimento dos funcionários.

Esses benefícios são percebidos pelo mercado, pois são o reflexo da participação e valorização de um dos principais recursos responsáveis pela evolução de uma empresa – os colaboradores.

Observe a diferença entre a comunicação passada para os colaboradores e o possível efeito causado nos mesmos, nas seguintes situações:

1a situação

× Sem contextualização:

• Na semana que vem, toda a área de pós-venda fará um treinamento.

  Comunicação contextualizada:

• Fizemos uma pesquisa de satisfação dos clientes e o
  indicador de atendimento do pós-venda está abaixo da
  nossa meta. Com o objetivo de reverter essa situação, e
  também para desenvolver nossa equipe, na semana que
  vem toda a área de pós-venda fará um treinamento.

2a situação

× Sem contextualização:

• Preciso que você fique até mais tarde hoje.

  Comunicação contextualizada:

• Precisamos entregar um dos maiores projetos da história
  da nossa empresa até amanhã às 10h. Para conseguirmos
  terminar dentro do prazo, gostaria que você ficasse até
  mais tarde hoje.

Dicas para aplicar Comunicação Comunicação Contextualizada

A Comunicação Contextualizada normalmente é deixada de lado pela justificativa de falta de
tempo, ou de que ‘para um bom entendedor, meia palavra basta’. O que muitas pessoas
desconsideram é o tempo que uma tarefa levará para ser refeita por falta de um bom
entendimento inicial.

• Prepare o contexto que será dado: pense o que você precisa comunicar, quais informações serão necessárias para que a pessoa entenda e ‘compre’ sua ideia.
• Responda os porquês: imagine uma conversa com uma criança que está na fase dos ‘porquês’. Se você fizesse uma comunicação simples, ela iria perguntar todos os porquês até ficar satisfeita com a resposta. Então, planeje sua comunicação considerando as
  respostas para esses porquês.
• Seja moderado: cuidado com o excesso de informação: ao contextualizar, algumas pessoas podem se perder em sua própria história e acaba não ficando claro o que querem. Então, reforce qual o objetivo daquela comunicação e seja conciso. Contextualizar não significa ser prolixo ou encher o outro com informações desnecessárias.
• Leve em conta o seu interlocutor: saber quem é, qual o grau de estudo, como ele interpreta as informações pode ajudar a personalizar a sua comunicação. Uma pessoa mais simples ou sem experiência precisará de mais contextualização e exemplos. Em uma reunião com a diretoria, a contextualização precisa ser mais objetiva e vinculada a estratégias.